Vorbereitung:
Eine telefonische Bewerbung ist der persönlichen Bewerbung sehr ähnlich. Deshalb empfehlen wir Dir, Dich auch genauso gut darauf vorzubereiten. Denn dadurch kannst Du Dir genau überlegen, was Du fragen und sagen willst. Das wiederum gibt Dir Sicherheit und eine gute Portion Selbstbewusstsein mit ins Gespräch. Überlege Dir, welche Fragen Dein*e Gesprächspartner*in stellen könnte und wie Du darauf am besten reagieren kannst.
Es gibt einige wichtige Punkte, die Du während des Gesprächs unbedingt nennen solltest:
– Deine angestrebte Tätigkeit
– Deine Ausbildung
– Deine bisherigen beruflichen Erfahrungen
– Deine derzeitige Tätigkeit
– Deine besonderen Fähigkeiten und Stärken
– Deine Gründe für das Interesse an dem Unternehmen bzw. der Firma
– Dein möglicher Eintrittstermin
Es macht sich auch immer gut, wenn Du Dir vorher auf einem Blatt Papier schreibst, wie für Dich das Gespräch ablaufen soll. Eine Möglichkeit, wie Du das Gespräch gliedern könntest, wäre z.B. in:
1. Kontaktaufnahme
2. Gesprächseröffnung
3. kurze Vorstellung
4. meine Fragen
5. Vereinbarung eines Gesprächstermins
6. Gesprächsabschluss
Du solltest Dir auch Daten zu Dir und aus Deinem Lebenslauf notieren, damit während des Gesprächs keine Pausen entstehen, weil Du erst nachdenken musst. Wenn Du Dir einen leeren Zettel und einen Stift neben das Telefon legst, kannst Du Dir auch gut Notizen zum Gespräch machen. Hilfreich ist auch, wenn Du einen Kalender in greifbarer Nähe hast, falls ein Termin vereinbart werden soll.
Grundregeln:
Höflichkeit und Freundlichkeit stehen bei jeder Bewerbung an erster Stelle. Aber auch eine deutliche Aussprache ist wichtig und Deine Fragen als auch die Antworten sollten knapp und genau formuliert sein. Wir raten Dir beim Telefonat gerade zu sitzen oder zu stehen, dann bist Du am anderen Ende der Leitung schon von vornherein besser zu verstehen.
Passe Dich in Bezug auf die Sprechgeschwindigkeit möglichst Deinem*r Gesprächspartner*in an und lass ihn immer ausreden. Vermeide es während der üblichen Mittagspausenzeiten anzurufen, besser ist es am Vormittag oder am späten Nachmittag. Tipp: Suche Dir einen ruhigen Ort zum Telefonieren und sage gegebenenfalls Deinen Mitbewohnern, dass Du nicht gestört werden willst. Achte auf Deine Gemütsstimmung. Denn wenn Du sowieso gerade schlecht drauf bist, ist es besser, das Gespräch auf den nächsten Tag zu verschieben.
Das Sekretariat:
Oft nimmst Du über das Sekretariat den ersten Kontakt zu Deinem gewünschten Unternehmen auf. Ein Beispiel für einen möglichen Gesprächsanfang ist: “Guten Tag, ich bin/ mein Name ist … Ich habe Ihre Anzeige gelesen und bin an der (ausgeschriebenen) Stelle als … sehr interessiert. “
Der erste Eindruck, den Du am Telefon hinterlässt, kann sowohl in positiver als auch negativer Hinsicht über den Erfolg Deiner Bewerbung entscheiden. Außerdem kannst Du auch diesen ersten Kontakt nutzen, um wichtige Informationen über den Betrieb zu erhalten. Schon im Gespräch mit der Sekretärin solltest Du Dir bewusst sein, was Du genau willst und welche Informationen Dein „Gegenüber“ (in diesem Fall die Sekretärin) braucht. Nenne also Deinen vollständigen Namen und erkläre ihr, warum Du anrufst. Erkläre ihr welche Stelle Du möchtest und gebe ihr einen sehr kurzen und knappen Überblick über Deine bisherigen beruflichen Erfahrungen und was Du sonst noch an Qualifikationen zu bieten hast. Sollte der Personalchef gerade keine Zeit haben, dann lass Dir die entsprechende Telefonnummer geben und erkundige Dich genau, wann Du ihn erreichen kannst.
Das Bewerbungsgespräch:
Zu Anfang solltest Du, ähnlich wie bei dem Gespräch mit der Sekretärin, Deinen Namen deutlich nennen und genau darstellen, weshalb Du Dich meldest bzw. für welche Stelle Du Dich bewirbst. Wichtig: Eine freundliche Begrüßung macht oft viel aus und gibt einen guten Einstieg in das Gespräch.
Überlässt Dein Gesprächspartner Dir den Ablauf des Gespräches, dann halte Dich an das, was Du Dir vorher notiert hast und bleib ruhig und möglichst ausgeglichen. Lass Pausen, um Dir selbst Luft zu verschaffen und Deine Gedanken neu zu ordnen. Stelle ruhig auch zwischendurch Fragen, wenn Du etwas nicht verstanden hast oder Dir etwas nicht ganz klar geworden ist. Das signalisiert, dass Du alles genau wissen willst und immer gut informiert bist. Deine eigenen, vorbereiteten Fragen stelle möglichst am Ende des Gesprächs oder zu dem Zeitpunkt, an dem der Personalmitarbeiter Dich danach fragt.
Ein Beispiel für ein mögliches Gesprächsende wäre: „Vielen Dank für das (informative/interessante) Telefongespräch. Wie besprochen sende ich Ihnen meine Bewerbungsunterlagen. Ich freue mich auf unser gemeinsames Gespräch am … um … Uhr in Ihrem Hause. (Ich wünsche Ihnen) noch einen schönen (Arbeits-)tag, Herr X, auf Wiedersehen.“